Kun Lappi täyttyy kansainvälisistä asiakkaista – askeleet onnistuneeseen sesonkiin bussiyrityksen näkökulmasta

Tiesitkö, että Pohjolan Matka mahdollistaa vuosittain tuhansien ulkomailta saapuneiden turistien jouluelämyksen Suomessa?  Suurin osa matkailijoista vierailee ainoastaan Lapissa – osa heistä myös pääkaupunkiseudulla sekä muualla pohjoisessa. Valtaosa tilausajotoimintamme joulusesonkina perustuu kansainvälisiin asiakkaisiin.  Vuonna 2024 kuljetamme heitä Lapissa reilun 80 bussin ja etelässä vajaan 20 bussin sekä kuljettajan voimin, ja kasvua edellisen vuoden ajomääriin on noin 10 %. ”Lappi-projekti” on talollemme iso ponnistus, jonka toteutamme yhdessä kaikkien Pohjolan Matkan toimipisteiden ja henkilöstöryhmien kanssa. Pohjoisessa apunamme tunturikohteissa toimii kymmenkunta samalla arvopohjalla kanssamme toimivaa yritystä.

Yhteistyötä yli yritysrajojen

Yksi todella pitkäaikaisista alihankkijoistamme on Keski-Suomessa toimiva Matka Mäkelä, jonka toimitusjohtaja Matti Mäkelä kuvailee yhteistyötä onnistuneeksi: “Olemme tehneet Pohjolan Matkan kanssa yhteistyötä jo erittäin pitkään ja ympäri Suomea. Joulusesonki on aina odotettu yhteisponnistus, jonka perään kuljettajat alkavat kyselemään lähes heti edellisten jouluajojen päätyttyä.  Yhteistyö on aina ollut kaikin puolin sujuvaa.”

Lappi-projekti alkaa jo keväällä

”Joulusesongin” tai “Lappi-projektin” valmistelu alkaa meillä Pohjolan Matkassa jo heti vuoden alusta, kun teemme sopimuksia matkanjärjestäjien kanssa. Pohjoisen alueen myyntipäällikkö Marko Kahelin kuvaa aloitusvaihetta seuraavasti: “Jouluajojen suunnittelu alkaa minulla ja koko talossamme hyvissä ajoin – usein jo keväällä huhti-toukokuussa tai jopa aiemmin. Yhteistyö asiakkaiden kanssa on tässä vaiheessa erityisen tärkeää, sillä käymme yhdessä läpi heidän tarpeensa: mitkä reitit ajetaan, millaista kalustoa tarvitaan ja onko erityisiä toiveita kuljettajien suhteen. Alkuvaiheen perusteellinen kartoitus ohjaa koko prosessin suunnittelua ja resurssointia.”

Kahelin kertoo, että seuraava tärkeä vaihe on kesällä. “Kesän aikana, yleensä kesä- ja elokuun välillä, aikataulut alkavat tarkentua. Kun asiakkaat ovat vahvistaneet tarkat päivämäärät, pyrin saamaan tilaukset valmiiksi mahdollisimman pian. Näin voin yhdessä ajojärjestelyn kanssa varmistaa, että kalusto ja kuljettajat ovat ajoissa valmiina joulusesonkiin”, Kahelin kertoo. Erityisen tärkeää on se, että asiakasta kuunnellaan tarkasti joka vaiheessa. “Asiakkaiden toiveet ovat tärkeitä koko prosessissa. Autojen täytyy olla siistejä ja turvallisia. Lisäksi kuljettajavalinnoissa pyrimme huomioimaan asiakkaiden mielipiteen, ja usein heillä onkin toiveita tiettyjen, tutuksi tulleiden kuljettajien suhteen. Ystävällisyys, kielitaito ja paikallistuntemus ovat ominaisuuksia, joita arvostetaan”, Kahelin luettelee.

Myynnin lisäksi tärkeässä roolissa ovat ajomestarit, heidän esihenkilönsä ja huolto. Liiketoimintajohtaja Risto Mäkelä on ollut aktiivisesti mukana joulusesongissa koko pitkän Pohjolan Matkassa tehdyn uransa ajan – sekä valmisteluissa ja itse sesongin aikana. Hän kertoo omasta valmistautumisestaan seuraavasti: “Kun sopimukset on keväällä tehty, laitamme isomman vaihteen silmään ja alamme yhdessä liikennepäällikön ja ajomestareiden kanssa varmistamaan resurssiemme riittävyys. Tähän liittyvät muun muassa alihankkijoiden kontaktointi ja tarvittavien kuljettajien majoitustilojen varaukset varikkotilojemme lisäksi. Myynti on tuolloin saanut yleensä asiakkailta tarkempaa tietoa varausmääristä.”

Syksyllä suunnitelmat konkretisoituvat

Kun syksyllä lähestytään jo h-hetkeä, suunnitelmat alkavat konkretisoitua käytännön teoiksi. Mäkelä kertoo tästä seuraavasti: “Yhdessä huoltopäällikön ja liikennepäällikön kanssa määrittelemme myynniltä saamamme tiedon perustella kalustomäärät ja suunnitellemme sekä aikataulutamme autojen varustelut sekä huollot autoille.” Mäkelä kertoo, että yhteistyö on tärkeää sekä talon sisällä että yhteistyökumppaneiden kanssa alusta saakka. “Syksyllä rekrytoimme Lappi-projektiin tarvittavat – lisäksi teemme kirjalliset sopimukset alihankkijoiden kanssa”, Mäkelä linjaa. Tänä vuonna Rovaniemen ajotoimistoa pyörittävä liikennepäällikkö Teemu Harmonen vahvistaa projektin olevan lähes koko vuoden mittainen.

Kun sesonki on vilkkaimmillaan

Marras-joulukuussa ajomäärät ovat huipussaan. Ajotoimistot huolehtivat, että ajot toteutuvat suunnitellusti asiakkaan kanssa sovitulla tavalla. Aikataulut ovat ajoissa monesti tiukkoja, eikä keliolosuhteitakaan voi aina ennustaa. Monesti ajosuunnittelu kiireisimpään aikaan voi olla minuuttipeliä, ja siinä logistinen suunnittelu on avainasemassa. Myös myynnillä on vielä oma roolinsa sesongin aikana. Marko Kahelin kertoo seuraavaa: “Vaikka suurin osa myyntityöstä tapahtuu ennen sesonkia, jouluajan yllättävät lisätilaukset ja aikataulumuutokset vaativat nopeaa reagointia. Tiivis yhteistyö ajojärjestelytiimin ja asiakkaiden kanssa varmistaa, että kaikki sujuu saumattomasti ja että muutoksiin pystytään mukautumaan ripeästi.”

Ennakointi ja hyvä suunnittelu ovat onnistuneen sesongin avain

Se, että osaa valmistautua tuleviin – mahdollisesti ongelmallisiinkin tilanteisiin – ennalta, auttaa paljon. “Mielestäni logistiikan suunnittelu ja yleinen tapahtuminen ennakointi on koko jouluajojen sydän. Reittien optimointi, kuljettajien aikataulujen laadinta, tauot, oikeat kalustovalinnat ja mahdolliset majoitusjärjestelyt vaativat tarkkaa yhteistyötä sekä asiakkaiden että ajojärjestelytiimin kanssa. Lisäksi on pidettävä huolta siitä, että asiakkaat pysyvät jatkuvasti ajan tasalla aikatauluista ja sovituista yksityiskohdista. Aina on oltava myös vaihtoehto B”, Kahelin summaa osuvasti.

Turistien suosikkikohteet Lapissa

Yksi pitkäaikaisimmista kuljettajistamme Lapissa sesongin aikaan on joensuulainen Jarmo Muhonen. Kysyttäessä turistien suosikkikohteita tai aktiviteetteja Lapissa Jarmo vastaa empimättä niiden olevan porotilavierailut, husky- ja moottorikelkkasafarit ja revontulien katselu. Lappi-projektissa on aktiivisesti mukana myös myyntipäällikkömme Reijo Suhonen Oulusta, ja hän voi allekirjoittaa Jarmon listan – hän lisää vielä joukon jatkoksi aina suositut lumikenkäilyt. Miehet ovat myös yhtä mieltä siitä, että laadukas ja asiakaslähtöinen asiakaspalvelu lisättynä kuvan kauniilla lumisilla maisemilla varmistavat asiakkaille unohtumattoman Suomi-kokemuksen.

Miksi Lappi-projekti houkuttelee vuodesta toiseen?

Kuten työskenteleminen yleensäkin projekteissa myös tässä tapauksessa se poikkeaa niin sanotusta normaalista arjesta. Tässä työskennellään yhteisen onnistuneen päämäärän eteen tietty aika tietyllä porukalla – projektilla on alku ja loppu. Oman vivahteensa siihen antavat kansainväliset asiakkaat erilaisine tarpeineen ja vaatimuksineen. Reijo ja Jarmo toteavat kuin yhdestä suusta, että mukava työporukka ja vaihtelevat työtehtävät saavat mukaan aina uudestaan. Ja kun sesonki on ohi, vedetään hetki happea ja aloitetaan projekti taas alusta edellisen sesongin kokemuksista oppineena.