Näin toteutat onnistuneen ryhmämatkan!
Järjestätkö lähipiirissäsi, harrastusporukassasi, työyhteisössäsi tai järjestötoiminnassasi ryhmämatkoja? Suuntaatteko yhdessä tapahtumiin, messuille, kisoihin tai ihan vain rentoutumaan? Tai haluaisitko järjestää ryhmällesi matkoja? Ryhmämatkan suunnittelu ja järjestäminen voi olla mukavaa ja antoisaa puuhaa, mutta ennen pitemmälle etenemistä on syytä ottaa muutama tosiasia huomioon. Näillä viidellä vinkillä pääset pitkälle, ja saat yhteisösi matkan varmasti onnistumaan.
Valitse luotettava matkanjärjestäjä kumppaniksesi matkaa suunnittelemaan ja toteuttamaan
Toivot varmasti, että matkanne onnistuu parhaalla mahdollisella tavalla – ilman suurempia vastoinkäymisiä suunnitteluvaiheessa tai matkalla ollessanne. Tällöin kannattaa valita mukaan prosessiin luotettava matkanjärjestäjä, jolla on vakuudet maksettuna kilpailu- ja kuluttajavirastolle. Näin varmistatte, että jos matkalla sattuu jotakin odottamatonta, matkalaiset pääsevät varmasti kotiin turvallisesti ja ilman turhia lisämaksuja. Tutustu matkanjärjestäjien arvoihin, referensseihin ja asiakastarinoihin, lue heistä kirjoitettuihin arvosteluihin.
Ole ajoissa liikenteessä
Ala suunnittelemaan matkaanne ajoissa. Nyrkkisääntö on, että mitä kauemmas haluatte, sitä aikaisemmin on matkan suunnittelu aloitettava. Kotimaan ryhmämatkaa riippuen sisällöstä on hyvä aloittaa suunnittelemaan n. puolta vuotta ennen lähtöä – pitemmälle ulkomaille suuntautuvaa ja pitempikestoista matkaa jo vuosi aiemmin. Kun olette ajoissa matkanne suunnittelun kanssa, saatte varmemmin ryhmällenne ne paikat esimerkiksi juuri siitä hotellista, niiltä lennoilta, niiltä laivavuoroilta ja juuri niihin kohteisiin, joihin haluatte. Lisäksi matkanjärjestäjillä on usein näihin palveihin omat erityiset sopimushintansa, joita voi hyödyntää aikaisissa varauksissa. Matkan suunnitteleminen ajoissa varmistaa myös sen, että sinulle ja teille ryhmänä jää enemmän aikaa matkan markkinointiin sisäisesti, jolloin matka toteutuu varmemmin.
Mieti ryhmäsi kanssa valmiiksi toivomanne matkan reunaehtoja – jos niitä on
Ennen kuin otatte valitsemaanne matkanjärjestäjään yhteyttä, miettikää etukäteen jo tiettyjä matkaan liittyviä asioita. Esimerkiksi matkanne ajankohta, pituus, arvioitu ryhmän koko, matkakohde ja kenties toivottu teema tai pakolliset käyntikohteet on hyvä listata valmiiksi – jos niitä on. Näiden perusteella matkanjärjestä osaa suunnitella teille juuri sopivan matkapaketin. Aina ryhmällä ei toiveita ole – tai on vain ajankohta ja suunta – sekin käy – ammattitaitoiset ja kokeneet ryhmämyynnin asiantuntijat osaavat ehdottaa käyntikohteita ja ohjelmaa myös omien kokemusten perusteella. Myös jos ryhmäläisilläsi on liikunta- tai muita rajoitteita, kerro tästä matkanjärjestäjälle. Sitäkin voi etukäteen miettiä, kuinka kattavan matkapaketin haluaa: onko vain esimerkiksi kuljetukset ja majoitukset paketissa vai kenties noiden lisäksi kaikki muukin, eli ruokailut, opastukset ja käyntikohteet pääsymaksuineen. Usein asiakkaat kokevat, että helpointa on ottaa laajempi paketti, sillä näin koko matkaohjelma toimivine aikataulutuksineen tulee matkanjärjestäjältä. Varaamalla matkan kaikkine palveluineen varmistat aikataulun toimivuuden ja pääsyn kaikkiin kohteisiin sekä ruokailuihin.
Käy vuoropuhelua rohkeasti matkanjärjestäjän kanssa
Kun olet saanut ryhmämatkatarjouksen ryhmällesi matkanjärjestäjältä, tutustu siihen rauhassa, mutta noudata annettuja aikatauluja. Kerro rohkeasti, mitä mieltä olet ja mitä muutoksia ohjelmaan kenties toivot. Jos olet kilpailuttanut matkan useamman matkanjärjestäjän kesken, vertaile tarjouksia kunnolla: jos toisen hinta on korkeampi, katso onko matkapaketissa kenties enemmän sisältöä ja palveluita mukana. Tutustu maksuehtoihin ja määräpäiviin.
Kun valinta on tehty, jää odottamaan unelmienne matkan alkamista
Valittuanne matkanjärjestäjän ja hyväksyttyänne saamanne tarjouksen aloittakaa matkan markkinointi ryhmänne sisällä. Lähettäkää sähköpostia, kertokaa matkasta tapaamisissanne ja käyttäkää hyväksi erilaisia sosiaalisen median kanavia. Anna selvät määräajat ilmoittautumisille. Pidä matkanjärjestäjä ajan tasalla ryhmän henkilömäärästä. Sopikaa matkanjärjestäjän kanssa laskutuksesta ja muista matkan yksityiskohdista. Hyvin suunniteltu matka tuo rentoutta, ja luotettavan matkanjärjestäjän kanssa tehty yhteistyö vähentää stressiä – matkaa voi odottaa huolettomin mielin. Onnistunut matka aikanaan usein luo pitkään jatkuvan yhteistyön hyväksi havaitun matkanjärjestäjän kanssa.
Mukavia matkasuunnitelmia!