Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste: Pohjolan Matkan asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä
Pohjolan Matka/Pohjolan Turistiauto Oy
Yrittäjäntie 8, 74130 Iisalmi
Puh. 0201 303 450
info@pohjolanmatka.fi

Rekisteriasioista vastaava henkilö
Talousjohtaja Petter Mikkonen
Puh. 0201 303 350
petter.mikkonen@pohjolanmatka.fi

Rekisterin nimi
Pohjolan Matkan asiakasrekisteri

Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

  • Varausten ja matkapalveluiden toteuttaminen (oikeusperuste: sopimus)
  • Asiakasyhteydenpito ja asiakaspalvelu (oikeusperuste: sopimus ja oikeutettu etu)
  • Laskutus ja kirjanpito (oikeusperuste: lakisääteinen velvoite)
  • Markkinointi ja asiakasviestintä (oikeusperuste: suostumus tai oikeutettu etu)

      Rekisterin tietosisältö
      Kerättävät tiedot:

      • Henkilöasiakkaat: nimi, osoite, puhelin, sähköposti, sukupuoli, syntymäaika (tarvittaessa), syntymäpaikka (tarvittaessa), passitiedot (tarvittaessa), vakuutustiedot (tarvittaessa), tiedot tilatuista palveluista
      • Yritysasiakkaat: organisaation nimi, yhteyshenkilön tiedot, Y-tunnus

          Tietojen vastaanottajat ja siirrot
          Tietoja voidaan luovuttaa:

          • Pohjolan Matkan tytäryhtiöille markkinointitarkoituksiin
          • Alihankkijoille ja yhteistyökumppaneille matkapalveluiden toteuttamiseksi
          • Viranomaisille lakisääteisissä tilanteissa

          Tietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle matkan toteuttamiseksi. Siirrot perustuvat EU:n mallisopimuslausekkeisiin tai tietosuojan riittävyyspäätökseen.

          Tietojen säilytysajat
          Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen enintään 5 vuotta, ellei lainsäädäntö edellytä pidempää säilytystä (esim. kirjanpitolaki).

          Rekisteröidyn oikeudet
          Rekisteröidyllä on oikeus:

          • Tarkastaa itseään koskevat tiedot
          • Pyytää tietojen oikaisua tai poistamista
          • Rajoittaa käsittelyä tai vastustaa sitä
          • Siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
          • Peruuttaa suostumus (jos käsittely perustuu suostumukseen)
          • Tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi)

          Pyynnöt osoitetaan sähköpostitse: petter.mikkonen@pohjolanmatka.fi

          Tietojen suojaus

          • Sähköiset tiedot: salasanoin ja palomuurilla suojattu järjestelmä, rajatut käyttöoikeudet
          • Manuaaliset aineistot: lukitut tilat
          • Henkilöstöä sitoo vaitiolovelvollisuus

          Evästeet ja seuranta
          Sivustolla käytetään evästeitä palvelun parantamiseksi ja markkinoinnin kohdentamiseksi. Käyttäjä voi hallita evästeitä selaimen asetuksissa. Lisätietoja evästeistä ja suostumuksen hallinnasta löytyy verkkosivuiltamme.

          Päivitetty viimeksi
          04.09.2025

          Tietosuojaseloste: Pohjolan Matkan markkinointirekisteri

          Rekisterinpitäjä
          Pohjolan Matka/Pohjolan Turistiauto Oy
          Yrittäjäntie 8, 74130 Iisalmi
          Puh. 0201 303 450
          info@pohjolanmatka.fi

          Rekisteriasioista vastaava henkilö
          Talousjohtaja Petter Mikkonen
          Puh. 0201 303 350
          petter.mikkonen@pohjolanmatka.fi

          Rekisterin nimi
          Pohjolan Matkan markkinointirekisteri

          Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
          Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

          • Markkinointiviestintä potentiaalisille asiakkaille (oikeusperuste: suostumus)
          • Markkinointiviestintä olemassa oleville asiakkaille (oikeusperuste: oikeutettu etu)
          • Palautekyselyt ja asiakaspalautteen käsittely (oikeusperuste: oikeutettu etu)
          • Yritysasiakkaiden edustajille suunnattu markkinointi (oikeusperuste: oikeutettu etu, Tietoyhteiskuntakaari 200 §)

            Rekisterin tietosisältö

            • Henkilöasiakkaat: nimi, osoite, puhelin, sähköposti, tiedot kysytyistä ja tarjotuista palveluista
            • Yritysasiakkaat: organisaation nimi, yhteyshenkilön tiedot

            Tietolähteet

            • Asiakkaan itse luovuttamat tiedot
            • Yritysasiakkaiden osalta myös ostetut ja yhteistyökumppaneilta saadut rekisterit sekä julkiset lähteet

              Tietojen vastaanottajat ja siirrot
              Tietoja voidaan luovuttaa Pohjolan Matkan tytäryhtiöille markkinointitarkoituksiin.
              Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

              Tietojen säilytysajat
              Henkilötietoja säilytetään markkinointirekisterissä enintään viisi vuotta viimeisestä asiakaskontaktista tai kunnes suostumus peruutetaan.

              Rekisteröidyn oikeudet
              Rekisteröidyllä on oikeus:

              • Tarkastaa itseään koskevat tiedot
              • Pyytää tietojen oikaisua tai poistamista
              • Rajoittaa käsittelyä tai vastustaa sitä
              • Peruuttaa suostumus milloin tahansa
              • Tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle: www.tietosuoja.fi

              Pyynnöt osoitetaan sähköpostitse: petter.mikkonen@pohjolanmatka.fi

              Tietojen suojaus

              • Sähköiset tiedot: salasanoin ja palomuurilla suojattu järjestelmä, rajatut käyttöoikeudet
              • Manuaaliset aineistot: lukitut tilat
              • Henkilöstöä sitoo vaitiolovelvollisuus

              Evästeet ja seuranta
              Sivustolla käytetään evästeitä palvelun parantamiseksi ja markkinoinnin kohdentamiseksi. Käyttäjä voi hallita evästeitä selaimen asetuksissa. Lisätietoja evästeistä ja suostumuksen hallinnasta löytyy verkkosivuiltamme.

              Päivitetty viimeksi
              04.09.2025

              Tietosuojaseloste: Pohjolan Matkan Whistleblower-kanava

              Rekisterinpitäjä
              Pohjolan Matka / Pohjolan Turistiauto Oy
              Yrittäjäntie 8, 74130 Iisalmi
              Puh. 0201 303 450
              info@pohjolanmatka.fi

              Rekisteriasioista vastaava henkilö
              Talousjohtaja Petter Mikkonen
              Puh. 0201 303 350
              petter.mikkonen@pohjolanmatka.fi

              Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
              Whistleblower-kanavan kautta työntekijät ja myös ulkoiset sidosryhmät voivat ilmoittaa nimettömänä väärinkäytösepäilystään. Henkilötietoja käsitellään ilmoitetun tapauksen tutkinnassa sekä mahdollisten seuraamusten arvioinnissa ja toimeenpanossa.

              Rekisterinpitäjä suojaa yksityisyyttä ja käsittelee Whistleblower -kanavan kautta kerättyjä henkilötietoja tietosuojalainsäädännön ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

              Oikeusperuste: Ilmoituksen tekijän henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen (tietosuoja-asetus 6 artikla 1 a, tietosuoja-asetus 9 artikla 2 a).

              Tietolähteet
              Ilmoittajina voivat toimia työntekijät tai ulkoiset sidosryhmät. Lisäksi rekisterinpitäjä kerää tapauksen tutkinnan aikana ilmoitukseen liittyviä välttämättömiä tietoja asianosaisilta sekä tapahtumiin liittyviltä henkilöiltä ja tahoilta.

              Rekisteröityjen ryhmät ja kerättävät tiedot

              Ilmoittaja
              Lähtökohtaisesti ilmoitukset tehdään nimettömänä. Ilmoittaja voi lisätä ilmoitukseen henkilötietojaan (kuten nimi, sijaintitieto, taloudellisia tietoja jne). Ilmoitus voi sisältää kuvia ja muita liitteitä. Ilmoittajan itsestään antamat tiedot saattavat sisältää myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (kuten terveystietoja).

              Ilmoituksen kohde
              Ilmoitus voi sisältää kohteena olevan henkilön tietoja (nimi, sijaintitieto, kuva, taloudellinen tieto, asema jne). Tiedot saattavat sisältää myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja.

              Ilmoituksen käsittelijät
              Ilmoituksen käsittelijöistä ja asiantuntijoista kerätään seuraavat henkilötiedot:
              Nimi, sähköpostiosoite, puhelin, lokitiedot, käyttäjätunnus

              Pääsy henkilötietoihin
              Henkilötietoihin pääsevät rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt, jotka käsittelevät ilmoituksia. Ilmoitukset ovat vain sähköisessä muodossa.

              Rekisteripitäjän käytössä olevaa Whistleblower -kanavaa ylläpitää PKY-LAATU Oy. Rekisterinpitäjä on varmistanut sopimuksella, että palveluntarjoaja käsittelee kanavan kautta saatuja henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

              Henkilötietojen luovuttaminen
              Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille, esimerkiksi viranomaisille tai tarkastajille, kuitenkin lakiin perustuen.

              Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
              Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

              Tietojen säilytysaika
              Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Rekisterin tietojen oikeusperustetta ja käsittelyn tarvetta arvioidaan vähintään viiden (5) vuoden välein.

              Rekisteröidyn oikeudet
              Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.

              Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että Pohjolan Turistiauto Oy oikaisee ilman aiheetonta viivästystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot sekä oikeus saada puutteelliset tiedot täydennettyä.

              Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus

              • vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa tietojen käsittelyä tietosuoja-asetuksen 18 artiklan tarkoittamissa tilanteissa
              • tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle

              Tietojen luovuttaminen edellyttää aina, että pyytäjän henkilöllisyys voidaan luotettavalla tavalla todentaa.

              Lisätietoja
              Rekisteröidyn halutessa lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä kohdan 1 mainittuun yhteyshenkilöön.