Tietosuojaseloste: Pohjolan Matkan markkinointirekisteri

Rekisterinpitäjä
Pohjolan Matka/Pohjolan Turistiauto Oy
Yrittäjäntie 8, 74130 Iisalmi
Puh. 0201 303 450
info@pohjolanmatka.fi

Rekisteriasioista vastaava henkilö
Talousjohtaja Petter Mikkonen
Puh. 0201 303 350
petter.mikkonen@pohjolanmatka.fi

Rekisterin nimi
Pohjolan Matkan asiakasrekisteri

Rekisterin tietosisältö

Henkilöasiakkaiden osalta:

• Etu- ja sukunimi
• Lähiosoite, postinumero ja -toimipaikka
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Sukupuoli
• Syntymäaika niillä matkoilla, joissa se vaaditaan (esim. laivamatkat)
• Syntymäpaikka niillä matkoilla, joissa se vaaditaan (esim. viisumin anomista varten)
• Passin numero ja voimassaolotiedot niillä matkoilla, joissa se vaaditaan esim. viisumin anomista varten
• Vakuutustiedot niillä matkoilla, joissa se vaaditaan esim. viisumin anomista varten
• Tiedot asiakkaan tilaamista palveluista, niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta

Muiden kuin henkilöasiakkaiden osalta lisäksi:

• Organisaation nimi
• Yhteyshenkilön tai -henkilöiden yhteystiedot
• Y-tunnus

Rekisterin käyttötarkoitus
Asiakassuhteeseen liittyvien varausten hoitaminen, vahvistaminen ja laskuttaminen, asiakasyhteydenpito, markkinointi ja mainonta.

Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaan luovuttamat tiedot.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Asiakkaan tietoja voidaan luovuttaa Pohjolan Turistiauto -yhtiöiden muiden tytäryhtiöiden markkinointiviestintään. Asiakkaan henkilötietoja voidaan luovuttaa matkakohteesta riippuen Pohjolan Matkan alihankkijoille ja yhteistyökumppaneille, jotta matkapalvelu voidaan toteuttaa. Asiakkaan henkilötietoja ei luovuteta muille kolmansille osapuolille ilman asiakkaan suostumusta, ellei kyseessä ole viranomaisen määräys, rikostutkinta tai muu lainsäädännöllinen syy.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Matkakohteesta riippuen matkaa varten annettuja henkilötietoja siirretään matkan suorittamisen ja varaamisen kannalta oleellisille yhteistyökumppaneille ja viranomaisille sekä EU/ETA -maihin että niiden ulkopuolisille alueille. Tietojen käsittelyssä sovelletaan EU:n tietosuojalain periaatteita.

Tietojen suojauksen periaatteet
Asiakastiedot talletetaan salasanoin ja palomuurilla suojattuun atk-järjestelmään, jossa tiedot säilytetään ohjelmistotoimittajan asiakaskohtaisessa relaatiotietokannassa, joka sijaitsee suojatussa sisäverkossa. Tietokantaan ei ole pääsyä julkisesta verkosta. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Raportteihin ja tietovarantoihin pääsy on rajattua (esimiehet alueittain, henkilö ainoastaan omaan tietoonsa). Henkilöstöä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tarkastusoikeus
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa häntä koskevat varausjärjestelmässä olevat tiedot ottamalla henkilökohtaisesti yhteyttä tässä selosteessa ilmoitettuun osoitteeseen. Asiakkaalla on oikeus kieltää häntä koskevien henkilötietojen käsittely suoramarkkinoinnissa sekä muutoinkin turvautua henkilötietolaissa turvattuihin oikeuksiin.

Käyttäjäseuranta ja evästeistä informoiminen
Kävijän tietokoneelle voidaan ajoittain siirtää ns. evästeitä (”cookies”).

Evästeillä voidaan kerätä tietoja esimerkiksi miltä sivulta olet siirtynyt osoitteeseen, mitä www-sivujamme olet selannut ja milloin, mitä selainta käytät, mikä on näyttösi resoluutio ja käyttöjärjestelmä, sekä mikä on tietokoneesi IP -osoite eli mistä Internet-osoitteesta lähettämäsi tiedot tulevat ja minne ne vastaanotetaan.

Evästetietojen avulla Palvelun kävijämääriä voidaan seurata Pohjolan Matkan ja sen yhteistyökumppaneiden toimesta sekä analysoida ja kehittää kävijöitä paremmin palvelevaksi. Lisäksi Pohjolan Matkan yhteistyökumppanit saattavat käyttää mainonnan kohdentamiseksi evästeitä, joilla kerätään tietoa kävijän vierailuista tällä ja muilla sivustoilla. Evästeiden avulla kerättyä tietoa käytetään kävijän kiinnostusten kohteiden perusteella kohdennetun mainonnan tuottamiseen. Evästeiden avulla tehdyssä mainonnan kohdentamisessa kävijää ei yksilöidä eikä tietoja yhdistetä kävijältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin henkilötietoihin.

Kävijällä on mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia siten, että selain ei salli evästeiden tallentamista. Kävijä hyväksyy, että joidenkin palveluiden osalta evästeiden käytön estäminen saattaa kuitenkin vaikuttaa palvelun toiminnallisuuteen.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen
Rekisteritietojen käsittelijänä ovat Pohjolan Matkan lisäksi Comgate Oy. Tiedot poistetaan ja rekisteröity voi vaatia itseään koskevien tietojen poistamista asiakassuhteen päättymisen jälkeen, kaikkien asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuduttua. Rekisteri tarkastetaan säännöllisesti vanhentuneiden tietojen varalta.

---

Tietosuojaseloste: Pohjolan Matkan markkinointirekisteri

Rekisterinpitäjä
Pohjolan Matka/Pohjolan Turistiauto Oy
Yrittäjäntie 8, 74130 Iisalmi
Puh. 0201 303 450
info@pohjolanmatka.fi

Rekisteriasioista vastaava henkilö
Talousjohtaja Petter Mikkonen
Puh. 0201 303 350
petter.mikkonen@pohjolanmatka.fi

Rekisterin nimi
Pohjolan Matkan markkinointirekisteri

Rekisterin tietosisältö

Henkilöasiakkaiden osalta:

• Etu- ja sukunimi
• Lähiosoite, postinumero ja -toimipaikka
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Tiedot asiakkaan kysymistä ja hänelle tarjotuista palveluista

Muiden kuin henkilöasiakkaiden osalta lisäksi:

• Organisaation nimi
• Yhteyshenkilön tai -henkilöiden yhteystiedot

Rekisterin käyttötarkoitus
Pohjolan Matkan palvelujen tarjoaminen potentiaalisille asiakkaille, jotka ovat ottaneet yhteyttä Pohjolan Matkaan ja yksityisasiakkaiden osalta ovat antaneet suostumuksensa heille kohdistettuun markkinointiin. Pohjolan Matkan palvelujen tarjoaminen olemassa oleville asiakkaille, jolloin käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Pohjolan Matkan palautekyselyjen lähettäminen ja vastausten tallentaminen sekä Pohjolan Matkalle osoitettujen palautteiden vastaanotto ja käsittely. Yrityksen edustajalle voidaan työsähköpostiin lähettää hänen työhönsä liittyvää sähköistä markkinointia (Tietoyhteiskuntakaari 20 2§, 203 §). Kyse on tällöin yritykselle kohdistetusta markkinoinnista ja käsittely perustuu oikeutettuun etuun.

Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaan luovuttamat tiedot, organisaatioasiakkaiden osalta lisäksi ostetut, yhteistyökumppanien tai julkishallinnon kautta hankitut rekisterit.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Asiakkaan tietoja voidaan luovuttaa Pohjolan Turistiauto -yhtiöiden muiden tytäryhtiöiden markkinointiviestintään. Asiakkaan henkilötietoja ei luovuteta Pohjolan Matkan ulkopuolisille kolmansille osapuolille ilman asiakkaan suostumusta, ellei kyseessä ole viranomaisen määräys, rikostutkinta tai muu lainsäädännöllinen syy.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietojen suojauksen periaatteet
Asiakastiedot talletetaan salasanoin ja palomuurilla suojattuun atk-järjestelmään, jossa tiedot säilytetään ohjelmistotoimittajan asiakaskohtaisessa relaatiotietokannassa, joka sijaitsee suojatussa sisäverkossa. Tietokantaan ei ole pääsyä julkisesta verkosta. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Raportteihin ja tietovarantoihin pääsy on rajattua (esimiehet alueittain, henkilö ainoastaan omaan tietoonsa). Henkilöstöä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tarkastusoikeus
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa häntä koskevat varausjärjestelmässä olevat tiedot ottamalla henkilökohtaisesti yhteyttä tässä selosteessa ilmoitettuun osoitteeseen. Asiakkaalla on oikeus kieltää häntä koskevien henkilötietojen käsittely suoramarkkinoinnissa sekä muutoinkin turvautua henkilötietolaissa turvattuihin oikeuksiin. Mikäli asiakas saa sähköisiä uutiskirjeitä, niiden vastaanottamisen voi lopettaa jokaisen uutiskirjeen alareunassa olevalla ”Peruuta uutiskirje” -toiminnolla.

Käyttäjäseuranta ja evästeistä informoiminen
Kävijän tietokoneelle voidaan ajoittain siirtää ns. evästeitä (”cookies”).

Evästeillä voidaan kerätä tietoja esimerkiksi miltä sivulta olet siirtynyt osoitteeseen, mitä www-sivujamme olet selannut ja milloin, mitä selainta käytät, mikä on näyttösi resoluutio ja käyttöjärjestelmä, sekä mikä on tietokoneesi IP -osoite eli mistä Internet-osoitteesta lähettämäsi tiedot tulevat ja minne ne vastaanotetaan.

Evästetietojen avulla Palvelun kävijämääriä voidaan seurata Pohjolan Matkan ja sen yhteistyökumppaneiden toimesta sekä analysoida ja kehittää kävijöitä paremmin palvelevaksi. Lisäksi Pohjolan Matkan yhteistyökumppanit saattavat käyttää mainonnan kohdentamiseksi evästeitä, joilla kerätään tietoa kävijän vierailuista tällä ja muilla sivustoilla. Evästeiden avulla kerättyä tietoa käytetään kävijän kiinnostusten kohteiden perusteella kohdennetun mainonnan tuottamiseen. Evästeiden avulla tehdyssä mainonnan kohdentamisessa kävijää ei yksilöidä eikä tietoja yhdistetä kävijältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin henkilötietoihin. Tietoja kerätään myös Google Analytics -analytiikkatyökalun sekä Meta-pikselin avulla. 1.7.2023 alkaen Google Analyticsin korvaa uusi GA4-analytiikkatyökalu, jolla voidaan saada käyttäjistä esim. tarkempia demografiatietoja.

Kävijällä on mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia siten, että selain ei salli evästeiden tallentamista. Kävijä hyväksyy, että joidenkin palveluiden osalta evästeiden käytön estäminen saattaa kuitenkin vaikuttaa palvelun toiminnallisuuteen.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen
Rekisteritietojen käsittelijänä ovat Pohjolan Matkan lisäksi Comgate Oy, Canon Oy, Surveypal Oy sekä Emaileri Oy. Tiedot poistetaan ja rekisteröity voi vaatia itseään koskevien tietojen poistamista, kaikkien asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuduttua. Tiedot voidaan merkitä arkistoiduksi/ei-aktiiviseksi jo tätä ennen. Rekisteri tarkastetaan säännöllisesti vanhentuneiden tietojen varalta. 

---

Tietosuojaseloste: Pohjolan Matkan Whistleblower-kanava

Rekisterinpitäjä
Pohjolan Matka / Pohjolan Turistiauto Oy
Yrittäjäntie 8, 74130 Iisalmi
Puh. 0201 303 450
info@pohjolanmatka.fi

Rekisteriasioista vastaava henkilö
Talousjohtaja Petter Mikkonen
Puh. 0201 303 350
petter.mikkonen@pohjolanmatka.fi

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Whistleblower-kanavan kautta työntekijät ja myös ulkoiset sidosryhmät voivat ilmoittaa nimettömänä väärinkäytösepäilystään. Henkilötietoja käsitellään ilmoitetun tapauksen tutkinnassa sekä mahdollisten seuraamusten arvioinnissa ja toimeenpanossa.

Rekisterinpitäjä suojaa yksityisyyttä ja käsittelee Whistleblower -kanavan kautta kerättyjä henkilötietoja tietosuojalainsäädännön ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Oikeusperuste: Ilmoituksen tekijän henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen (tietosuoja-asetus 6 artikla 1 a, tietosuoja-asetus 9 artikla 2 a).

Tietolähteet
Ilmoittajina voivat toimia työntekijät tai ulkoiset sidosryhmät. Lisäksi rekisterinpitäjä kerää tapauksen tutkinnan aikana ilmoitukseen liittyviä välttämättömiä tietoja asianosaisilta sekä tapahtumiin liittyviltä henkilöiltä ja tahoilta.

Rekisteröityjen ryhmät ja kerättävät tiedot

Ilmoittaja
Lähtökohtaisesti ilmoitukset tehdään nimettömänä. Ilmoittaja voi lisätä ilmoitukseen henkilötietojaan (kuten nimi, sijaintitieto, taloudellisia tietoja jne). Ilmoitus voi sisältää kuvia ja muita liitteitä. Ilmoittajan itsestään antamat tiedot saattavat sisältää myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (kuten terveystietoja).

Ilmoituksen kohde
Ilmoitus voi sisältää kohteena olevan henkilön tietoja (nimi, sijaintitieto, kuva, taloudellinen tieto, asema jne). Tiedot saattavat sisältää myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja.

Ilmoituksen käsittelijät
Ilmoituksen käsittelijöistä ja asiantuntijoista kerätään seuraavat henkilötiedot:
Nimi, sähköpostiosoite, puhelin, lokitiedot, käyttäjätunnus

Pääsy henkilötietoihin
Henkilötietoihin pääsevät rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt, jotka käsittelevät ilmoituksia. Ilmoitukset ovat vain sähköisessä muodossa.

Rekisteripitäjän käytössä olevaa Whistleblower -kanavaa ylläpitää PKY-LAATU Oy. Rekisterinpitäjä on varmistanut sopimuksella, että palveluntarjoaja käsittelee kanavan kautta saatuja henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietojen luovuttaminen
Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille, esimerkiksi viranomaisille tai tarkastajille, kuitenkin lakiin perustuen.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tietojen säilytysaika
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Rekisterin tietojen oikeusperustetta ja käsittelyn tarvetta arvioidaan vähintään viiden (5) vuoden välein.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että Pohjolan Turistiauto Oy oikaisee ilman aiheetonta viivästystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot sekä oikeus saada puutteelliset tiedot täydennettyä.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus

• vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa tietojen käsittelyä tietosuoja-asetuksen 18 artiklan tarkoittamissa tilanteissa
• tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle

Tietojen luovuttaminen edellyttää aina, että pyytäjän henkilöllisyys voidaan luotettavalla tavalla todentaa.

Lisätietoja
Rekisteröidyn halutessa lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä kohdan 1 mainittuun yhteyshenkilöön.